Glossaire
Les termes clés de la gestion documentaire intelligente, expliqués simplement.
GED (Gestion Électronique de Documents)
Logiciel qui centralise, classe et permet de retrouver les documents d'une entreprise. Les GED classiques reposent sur une arborescence de dossiers et une recherche par mots-clés. Les GED intelligentes y ajoutent la compréhension du contenu (recherche sémantique, synthèse, automatisation).
En savoir plus →Recherche sémantique
Méthode de recherche qui comprend le sens d'une question, pas seulement les mots qui la composent. Chercher "pollution" trouvera aussi les documents sur les "émissions de gaz à effet de serre" ou le "bilan carbone". C'est l'opposé de la recherche par mots-clés, qui ne trouve que les correspondances exactes.
En savoir plus →Recherche par mots-clés
Méthode de recherche qui compare les caractères tapés par l'utilisateur avec les caractères contenus dans les documents. Si le mot exact n'apparaît pas dans le fichier, le document n'est pas trouvé. C'est la méthode utilisée par la majorité des GED classiques et des drives partagés.
CRM documentaire
Fonctionnalité qui lie automatiquement chaque document à son client. Permet de consulter l'historique documentaire complet d'une relation client, de poser des questions contextuelles ("montre-moi tout ce qui concerne Dupont") et de maintenir des fiches clients enrichies sans saisie manuelle.
Métadonnées
Informations associées à un document qui décrivent son contenu sans faire partie du document lui-même. Exemples : client, secteur, type de document, date, auteur. Les métadonnées permettent de classer, filtrer et retrouver les documents par catégorie.
Workflow documentaire
Séquence d'actions automatisées déclenchées par un événement documentaire. Exemple : un document est déposé, il est automatiquement classé, une notification est envoyée au responsable, une validation est demandée. Les workflows sans code permettent de créer ces automatisations en décrivant simplement ce qu'on veut.
Cloud mutualisé
Mode d'hébergement où plusieurs clients partagent la même infrastructure cloud, tout en étant strictement cloisonnés (chacun n'accède qu'à ses propres données). C'est le mode le plus courant et le plus économique pour les entreprises.
En savoir plus →Cloud isolé
Mode d'hébergement où l'entreprise dispose de sa propre infrastructure cloud dédiée, totalement séparée des autres clients. Adapté aux organisations qui manipulent des données sensibles et exigent un cloisonnement total.
En savoir plus →Installation locale
Mode de déploiement où le logiciel est installé directement sur les serveurs de l'entreprise. Aucune donnée ne transite par le cloud. Nécessite une infrastructure technique interne et une personne pour l'administrer.
En savoir plus →Hébergement souverain
Hébergement de données sur des serveurs situés en France (ou en Europe), opérés par une entreprise non soumise à des lois extraterritoriales étrangères comme le Cloud Act américain.
En savoir plus →Cloud Act
Loi américaine adoptée en 2018 qui autorise les autorités des États-Unis à exiger l'accès aux données stockées par des entreprises américaines, quel que soit le pays où ces données sont hébergées. Concerne Google, Microsoft, Amazon et tout fournisseur de cloud américain.
En savoir plus →RGPD
Règlement Général sur la Protection des Données. Réglementation européenne qui encadre la collecte et le traitement des données personnelles. Impose notamment de savoir où les données sont hébergées, qui y a accès, et de garantir un niveau de protection adéquat.
En savoir plus →Recherche vocale
Possibilité de poser ses questions à l'oral au lieu de les taper. Particulièrement utile en réunion, en déplacement, ou quand la question est complexe : à l'oral, on formule naturellement des requêtes plus riches et plus précises qu'au clavier.
Synthèse sourcée
Réponse générée par l'outil à partir du contenu de vos documents, où chaque affirmation cite le document d'origine, la page et le passage exact. Contrairement à un résumé générique, une synthèse sourcée est vérifiable et exploitable en contexte professionnel.