En bref
- Les cabinets de conseil produisent des milliers de livrables qui deviennent inaccessibles en quelques mois. La mémoire collective se perd à chaque départ, à chaque changement de mission
- 6 cas d'usage concrets : préparer une proposition en 1 heure, croiser 40 documents, onboarder un consultant, capitaliser un départ, générer un rapport sourcé, préparer une réunion client en 2 minutes
- Chaque cas part d'une situation réelle, d'une douleur mesurable, et montre ce que l'outil change concrètement
Le paradoxe du conseil
Les cabinets de conseil vendent de l’expertise. Leur principal actif, c’est la connaissance accumulée au fil des missions. Des méthodologies éprouvées, des benchmarks sectoriels, des analyses approfondies.
Et pourtant, dans la plupart des cabinets, cette connaissance est enfouie dans des drives partagés que personne ne consulte. Des fichiers nommés “V3_final_relu_OK (2).pptx” dans des dossiers dont l’arborescence a été réorganisée trois fois. Des emails avec des pièces jointes cruciales dans la boîte d’un consultant parti l’année dernière.
Le résultat : chaque mission repart presque de zéro. Le consultant passe des heures à refaire ce qu’un collègue a déjà produit six mois plus tôt, sans le savoir. C’est un coût invisible mais considérable.
Voici 6 situations concrètes dans lesquelles Archesia change la donne. Chacune est tirée de retours réels de cabinets avec lesquels on travaille.
Préparer une proposition commerciale en 1 heure
La situation
Sophie est chargée d’affaires dans un cabinet de 25 personnes. Un prospect dans le secteur bancaire lui envoie un cahier des charges. Il faut répondre vite, la deadline est dans 48 heures.
La douleur
Sophie sait que le cabinet a déjà réalisé des missions dans le secteur bancaire. Mais elle ne sait pas exactement lesquelles, ni ce qui a été livré, ni avec quelles méthodologies. Elle envoie un email aux associés : “Est-ce qu’on a des références banque ?” Réponse de l’un le lendemain. L’autre est en déplacement. Elle fouille dans le drive partagé. Trois heures de recherche, des résultats incomplets. La proposition est envoyée à temps, mais elle est générique. Le cabinet n’est pas retenu.
Ce que fait Archesia
Sophie pose la question, par écrit ou à l’oral : “Toutes nos missions dans le secteur bancaire depuis 2021, avec les livrables, les méthodologies utilisées et les résultats obtenus.” Archesia remonte 14 missions pertinentes, avec les documents associés, les passages clés et les sources exactes. Sophie identifie 5 références directement transposables. Elle construit une proposition qui démontre l’expertise du cabinet avec des preuves concrètes.
Le résultat
1 heure au lieu d’une demi-journée. Et une proposition qui se distingue parce qu’elle est étayée par de vraies références, pas par des formulations vagues.
Croiser 40 documents pour une due diligence
La situation
Romain est manager. Il pilote une mission de due diligence pour un client qui envisage l’acquisition d’une entreprise. Il a reçu une data room de 40 documents : bilans, contrats, procès-verbaux, rapports d’audit, contrats de travail.
La douleur
Lire 40 documents en détail prend 3 à 4 jours. Croiser les informations entre eux (un engagement mentionné dans un PV qui contredit une clause d’un contrat, par exemple) est un travail minutieux que même un consultant expérimenté peut manquer. Et la deadline du client est dans une semaine.
Ce que fait Archesia
Romain importe les 40 documents. Il pose des questions transversales : “Quels engagements financiers à plus de 3 ans sont mentionnés dans ces documents ?” “Y a-t-il des clauses de changement de contrôle dans les contrats ?” “Quels litiges en cours ou passés sont mentionnés ?” Chaque réponse cite les passages exacts des documents concernés. Romain peut vérifier, approfondir, et se concentrer sur l’analyse au lieu de la lecture exhaustive.
Le résultat
Le travail de croisement qui prenait 3 jours est fait en une demi-journée. Et la couverture est meilleure, parce que l’outil ne saute pas de paragraphes quand il est fatigué.
Onboarder un consultant en un jour au lieu d’une semaine
La situation
Anne est consultante senior. Elle vient d’être recrutée et on l’affecte immédiatement sur une mission en cours chez un client historique du cabinet. Le consultant précédent a quitté l’entreprise il y a deux mois.
La douleur
Anne n’a aucun contexte. Qui sont les interlocuteurs ? Quelles décisions ont été prises ? Quels livrables ont été produits ? Quels sont les sujets sensibles ? Elle passe sa première semaine à lire des dizaines de documents, à poser des questions aux collègues (qui ne se souviennent pas de tout), et à reconstituer un historique fragmentaire. Pendant ce temps, elle n’est pas productive sur la mission.
Ce que fait Archesia
Anne demande : “Historique complet de la mission chez le client Dupont : interlocuteurs, décisions clés, livrables produits, points de vigilance.” En quelques minutes, elle obtient une synthèse structurée avec les sources. Elle peut approfondir chaque point en posant des questions complémentaires. “Quelles recommandations a-t-on faites au client sur la gouvernance IT ?” “Quels retours le client a-t-il donné sur notre dernier livrable ?”
Le résultat
Anne est opérationnelle en un jour au lieu d’une semaine. Le client ne ressent pas de rupture. Le cabinet ne perd pas une semaine de facturation.
Capitaliser quand quelqu’un part
La situation
Yves est associé. Un consultant senior annonce son départ. Ce consultant pilotait trois comptes clients depuis plus de deux ans. Il connaît les interlocuteurs, les enjeux politiques, les engagements pris, les sujets en cours.
La douleur
Classiquement, Yves demande au consultant de “faire un document de passation”. Le résultat est toujours le même : un fichier Word de deux pages, rédigé à la hâte entre deux missions, qui survole les sujets importants. La vraie connaissance, celle qui est dans les emails, les comptes-rendus, les versions annotées des livrables, n’est pas transmise. Elle part avec le consultant.
Ce que fait Archesia
Toute l’activité du consultant est déjà indexée : ses livrables, ses emails échangés avec les clients (via la synchronisation Gmail), ses documents de travail. La connaissance ne repose pas sur la mémoire d’une personne. Elle est dans le système. Quand le consultant part, le repreneur accède à exactement la même base d’information. “Quels sujets sont en cours avec le client Martin ?” “Quels engagements ont été pris lors de la dernière réunion ?” Les réponses sont là, sourcées, sans dépendre du bon vouloir ou de la disponibilité de quelqu’un.
Le résultat
Zéro perte de connaissance. La transition se fait en quelques jours au lieu de quelques semaines. Et la relation client n’est pas fragilisée.
Générer un rapport sourcé en quelques minutes
La situation
Sophie doit produire un benchmark sectoriel pour un client dans le secteur de la grande distribution. Le cabinet a réalisé 8 missions dans ce secteur au cours des 3 dernières années. Les insights sont dispersés dans des dizaines de livrables.
La douleur
Compiler manuellement les enseignements de 8 missions, c’est relire des centaines de pages. Identifier les tendances transversales, les points communs, les spécificités. Même pour une consultante expérimentée, c’est deux jours de travail. Et le résultat dépend de sa capacité à se souvenir de tout ce qu’elle a lu.
Ce que fait Archesia
Sophie demande : “Synthèse des principales tendances observées dans nos missions grande distribution depuis 2023, avec les sources.” L’outil croise les 8 missions, identifie les thématiques récurrentes, compile les données chiffrées et cite chaque affirmation avec le document et le passage d’origine. Sophie obtient une base structurée qu’elle affine et enrichit de son expertise.
Le résultat
Le travail de compilation passe de deux jours à quelques heures. Et le rapport est plus complet, parce qu’il couvre systématiquement toutes les missions, sans oubli.
Préparer une réunion client en 2 minutes
La situation
Romain a une réunion client dans 15 minutes. Il n’a pas eu le temps de relire le dossier. Il sait vaguement ce qui a été discuté la dernière fois, mais les détails lui échappent.
La douleur
Arriver en réunion sans maîtriser le contexte, c’est perdre en crédibilité. Le client attend du suivi, de la continuité. Pas quelqu’un qui repose les questions déjà traitées la fois précédente.
Ce que fait Archesia
Romain demande depuis son téléphone : “Résumé des derniers échanges avec le client Mercier : décisions prises, actions en cours, points ouverts.” En deux minutes, il a une synthèse complète, avec les dates et les sources. Il arrive en réunion préparé.
Le résultat
2 minutes de préparation au lieu de 30 minutes de lecture. Et un client qui perçoit un cabinet organisé et rigoureux.
Ces 6 cas d’usage ne sont pas théoriques. Ils correspondent aux situations que les cabinets de conseil rencontrent chaque semaine. Le point commun : des heures perdues à chercher, compiler et reconstituer des informations qui existent déjà quelque part dans le cabinet.
Pour en savoir plus sur ce qu’Archesia peut apporter à votre cabinet, consultez la page dédiée aux cabinets de conseil. Pour comprendre ce qu’est une GED intelligente et pourquoi c’est différent d’un simple drive, le guide complet pose les bases. Pour comprendre comment fonctionne la recherche sémantique qui rend tout cela possible, cet article l’explique en détail. Et pour mesurer le coût réel du temps perdu en recherche documentaire, on a fait le calcul.
Questions fréquentes
Faut-il réorganiser nos documents avant de déployer Archesia ?
Non. Archesia comprend le contenu des documents quel que soit leur emplacement ou leur nom de fichier. Votre drive peut rester en l'état. C'est justement l'intérêt : l'outil compense le désordre au lieu de vous demander de le corriger.
Est-ce que les consultants doivent changer leurs habitudes de travail ?
Pas forcément. Si le cabinet utilise déjà Google Drive ou Gmail, Archesia peut s'y connecter directement : les consultants gardent leurs habitudes, l'outil indexe les documents en arrière-plan. Mais Archesia peut aussi s'utiliser de manière autonome, avec sa propre GED intégrée, pour les cabinets qui souhaitent centraliser leur base documentaire dans un seul outil. Dans les deux cas, Archesia est configuré pour vous dès le départ.
Comment sont gérés les droits d'accès entre les missions ?
Archesia respecte les droits d'accès définis dans votre environnement. Un consultant n'accède qu'aux documents des missions auxquelles il est affecté. Les associés peuvent avoir une vue plus large. La granularité des droits se configure selon votre organisation.
Archesia peut-il traiter des documents confidentiels de clients ?
Oui. Les données sont hébergées en France. Selon votre niveau d'exigence, vous pouvez opter pour une infrastructure cloud isolée ou une installation sur vos propres serveurs. Dans tous les cas, vos documents ne sont jamais partagés entre clients ou utilisés pour entraîner des modèles.
Combien de temps faut-il pour être opérationnel ?
Archesia se connecte à votre Google Drive et Gmail, configuré pour vous dès le démarrage. L'indexation se fait automatiquement en arrière-plan. Les premiers résultats sont disponibles dès que les documents commencent à être analysés. Pas de projet IT, pas de migration imposée.